Kanselir

Di kuria KAM, sering kita dengar kata “Sekretaris atau Sekretaris Jenderal” KAM, tetapi tradisi Gereja mengenal istilah Kanselir. Mengapa? Karena muatan tugas seorang Kanselir sebenarnya berbeda dari tugas seorang Sekretaris atau pun Sekretaris jenderal, yang bukan seorang legislatif atau yudikatif. Seorang Kanselir bertugas hanya sebagai seorang eksekutif.

Kan. 482 – §

1. Dalam setiap kuria hendaknya diangkat seorang kanselarius yang tugas utamanya, kecuali ditentukan lain oleh hukum partikular, ialah mengusahakan agar akta kuria diatur dan dibuat siap, serta dipelihara dalam arsip kuria.

2. Jika dianggap perlu, kanselarius dapat diberi pembantu yang hendaknya disebut wakil kanselarius.

3. Kanselarius dan wakil kanselarius sekaligus adalah notarius dan sekretaris kuria.

Kanselir (bahasa Latin: cancellarius, bahasa Inggris: chancellor, bahasa Jerman: kanzler) adalah jabatan resmi yang banyak digunakan dalam sekelompok masyarakat yang peradabannya lahir, baik secara langsung maupun tidak langsung, dari Kekaisaran Romawi. Dalam periode dan di negara yang berbeda, nama jabatan ini diberikan untuk berbagai macam tugas dan dijabat oleh para pejabat dari berbagai tingkatan. Aslinya, kanselir adalah seorang cancellarius di Mahkamah Pengadilan Romawi, yaitu para pelayan yang duduk di cancelli atau kisi-kisi jendela basilika (gedung pengadilan) yang memisahkan antara hakim dan pengacara dari penonton sidang.

KPRP Pasal 53 § 4 merinci sebagai berikut:

1. Uskup Agung Medan mengangkat seorang klerus, penyandang keutamaan, ketelitian dan kejujuran menjadi Kanselir (Sekretaris Kuria Keuskupan) untuk masa bakti 5 (lima) tahun.
2. Sebagai Kepala Tata Usaha kuria Keuskupan dan merupakan pembantu dekat moderator kuria, tugas dari Kanselir adalah “mengusahakan agar akta kuria diatur dan dibuat siap, serta dipelihara dalam arsip kuria” (Kan. 482 1).
3. Setiap surat resmi dari keuskupan hendaknya dibubuhi “disalin sesuai dengan aslinya” oleh Kanselir.
4. Kanselir juga menyimpan semua dokumen para imam, menyediakan buku tahbisan diakon dan imamat, menerbitkan surat tahbisan pada saat tahbisan dan menyerahkan surat Selebret bagi imam yang diinkardinasi atau berdomisili di Keuskupan Agung Medan.

Sebenarnya tugas Kanselir ada sedikit berbeda dengan seorang sekretaris. Tugas Kanselir sering tercampur juga dengan tugas seorang sekretaris. Dalam praktek Kuria KAM, seorang sekretaris bertugas membantu Uskup. Secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Pada prateknya seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk Uskup. Karena luasnya pekerjaannya, maka seorang sekretaris mempunyai fungsi manajer pula. Karena kedudukannya sebagai manajer, maka sekretaris yang demikian itu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi itu sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat. Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal). Itulah pula praktek di Kuria KAM: sekretaris tercampur dalam diri Kanselir.

Sebaiknya Kanselir dibedakan dengan seorang sekretaris pribadi Uskup? Perlukah seorang sekretaris pribadi Uskup? Dalam praktek penyelenggaraan sebuah kantor dewasa ini,  pimpinan sebuah organisasi mempunyai seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai  tersebut lazimnya dinamakan sekretaris. Patutlah seorang sekretaris Uskup (seorang imam) yang membantu dalam segala hal, agar Uskup dapat bekerja secara efektif dalam menunaikan tugas pastoralnya.

Secara umum tugas-tugas sekretaris pribadi Uskup adalah:

1. Menerima dan melaksanakan dikte dari Uskup;
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, telepon, email dan WA);
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting;
4. Menerima tamu-tamu Uskup pada tahap awal;
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan tamu Uskup maupun kegiatan lainnya;
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada Uskup sesuai dengan kebutuhan Uskup dalam rapat maupun kegiatan lainnya;
7. Bertindak sebagai perantara antara Uskup dan pastor serta umat beriman lainnya;
8. Mengatur rapat-rapat Uskup dengan bawahan maupun pihak eksternal keuskupan;
9. Menemani Uskup dalam pertemuan penting;
10. Menyusun pidato-pidato Uskup.

Benar. Sekretaris pribadi Uskup ini tidak terungkap dalam KHK dan KPRP. Semoga keterangan ini membantu umat beriman.

(RP Benyamin A.C. Purba, OFMCap)

Catatan Redaksi:
Artikel ini sekaligus menjadi koreksi penyebutan ‘Sekretaris Jenderal’ di kolom sosok, RP. Frans Borta Rumapea, O.Carm